Masterclass - Dyrektor Administracyjny

Najważniejsze zagadnienia konferencji:

• Świadczenie i rozliczanie usług administracyjnych – generowanie zysków i optymalizacja kosztów
• Odpowiedzialność prawna dyrektora administracyjnego
• Racjonalizacja gospodarowania energią elektryczną i kompleksowe podejście do zarządzania mediami
• Rynek nieruchomości w kontekście możliwych inwestycji i zmian
• Zarządzanie flotą samochodową – nie tylko w aspekcie finansowym
• Optymalizacja procesu i kosztów zakupów firmowych
• Informacja i obieg dokumentów w firmie: elektroniczna kancelaria i polityka bezpieczeństwa
• Zarządzanie telefonią komórkową i stacjonarną
• Zmiany na rynku pocztowym i kurierskim i ich wpływ na klientów biznesowych
• Budżetowanie i kontrola kosztów administracji
• Administrowanie nieruchomością - relacja najemca-wynajmujący

Dlaczego warto wziąć udział w konferencji:

• Spotkanie jest co roku miejscem wymiany doświadczeń, merytorycznej dyskusji i kontaktów biznesowych kadry zarządzającej działami administracji w dużych firmach
• Szeroka tematyka stanowi przekrój najistotniejszych aspektów codziennej pracy dyrektorów administracyjnych w kontekście zmian prawnych i tendencji rynkowych
• W trakcie paneli dyskusyjnych przedstawiony zostanie między innymi wpływ uwolnienia rynku energii elektrycznej i usług pocztowych na klientów biznesowych
• Zaprezentowane będzie podejście do usług działu administracji z kontekstu generowania zysków i optymalizacji kosztów
• Dzień specjalny poświęcony administrowaniu nieruchomościami w relacji najemca – wynajmujący: prawa i obowiązki, aspekty współdziałania, odpowiedzialność

Program:

Dzień I (12 września – środa)

9.00 – 9.10 Powitanie uczestników i wprowadzenie do tematyki konferencji
Moderator I dnia konferencji: Elżbieta Wrzecionkowska, Edytor Office Voice, Wydawnictwo Warsaw Voice

9.10 – 9.50 Dyrektor Administracyjny i jego zespół

• Miejsce i rola dyrektora administracyjnego w strukturze firmy
• Zespół administracyjny: gdzie się kończy dział administracji ?
• Czy działalność administracyjną można całkowicie zcentralizować, bądź wyoutsourcować?
• Specjaliści, których warto mieć: zmiana profilu pracownika administracyjnego
• Współzależność - współpraca: powiązania działu administracji z innymi działami firmy

Prelegent: Rafał Hiszpański, Dyrektor Działu Administracji, Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji Warta S.A.

9.50 – 10.30 Świadczenie i rozliczanie usług administracyjnych – Departament Administracji jako centrum zysków a nie kosztów

• Rodzaje usług świadczonych przez dział administracji
• Usługi generujące koszty – worek bez dna czy pole do oszczędności?
• Jak wycenić usługi administracyjne: klienci wewnętrzni i zewnętrzni
• Zarządzanie poziomem usług administracyjnych – Service Level Management
• Ocena pracy administracji – czy kryteria finansowe mogą być obiektywne?

10.30 -11.00 Przerwa na kawę

11.00 – 11.40 Odpowiedzialność prawna Dyrektora Administracyjnego

• Odpowiedzialność cywilnoprawna Dyrektora Administracyjnego będącego członkiem zarządu
• Możliwość ograniczenia cywilnoprawnej odpowiedzialności odszkodowawczej
• Odpowiedzialność pracownicza Dyrektora Administracyjnego działającego poza strukturą zarządu
• Odpowiedzialność Dyrektora Administracyjnego jako osoby działającej w imieniu pracodawcy (przestępstwa i wykroczenia przeciwko prawom pracownika)
• Inne aspekty odpowiedzialności Dyrektora Administracyjnego

Prelegent: Sławomir Paruch, Kierownik Departamentu Prawa Pracy, Kancelaria Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak

11.40 – 12.20 Zdrowe biuro – czy to się opłaca? Jak atrakcyjność stanowiska przekłada się na wydajność pracy.

• Jakie kryteria musi spełniać biuro by można było uznać je za „zdrowe”?
• Ile kosztuje zdrowe biuro?
• Jak niskim nakładem kosztów zorganizować w biurze coś „ekstra”?
• Jakie elementy mogą wpływać na motywacje i wydajność pracowników?
• Kiedy i jak zwracają się nam koszty – jak to przeliczyć?

Prelegent: Piotr Fic, Prezes Martela Sp. z o.o.; Grażyna Markowska, Office Manager, ELVIA Assistance Sp. z o.o. i ELVIA TRAVEL INSURANCE COMPANY Główny oddział W Polsce - członek Mondial Assistance Group

12.20 - 13.20 Wspólny obiad

13.20 – 14.00 Rynek nieruchomości – kupować, wynajmować, a może…?

• Tendencje na rynku nieruchomości – dokąd zmierzamy?
• Najem czy kupno – gdzie kryją się koszty?
• Leasing nieruchomości

Prelegent: Bartosz Mierzwiak, Associate Director, Jones Lang LaSalle

14.00 – 14.40 Workplace Management: organizacja powierzchni – czyli jak podnieść funkcjonalność biura

• Aspekty zarządzania powierzchnia biura – możliwości zmian
• Open space – czy dostępność współpracowników przekłada się na komunikację w biurze
• Optymalizacja dostępności urządzeń biurowych i materiałów powszechnego użytku
• Aranżacja wnętrza – funkcjonalnie i estetycznie

Prelegent: arch. Małgorzata Grzyb, Manager Działu Architektury, Martela Sp. z o.o.

14.40 – 15.20 Zarządzanie telefonią komórkową i stacjonarną

• Funkcjonalnie i tanio – jak dopasować pakiet usług do specyfiki firmy
• Usługi konwergentne
• Umowy dedykowane
• Systemy informatyczne do kompleksowego zarządzania telefonami

Prelegent: Paweł Rowiński, Kierownik ds. Floty Samochodowej i Telekomunikacji, Provident Polska S.A.

15.20 – 15.50 Przerwa na kawę

15.50 – 16.30 Kompleksowe podejście do zarządzania mediami

• Zakres kompetencji dyrektora administracyjnego w gospodarowaniu mediami
• Koszty i oszczędności w zaopatrzeniu i infrastrukturze
• Gospodarka wodno-ściekowa
• Gospodarka energią cieplną
• Gospodarka energia elektryczną
• Systemy do analizy zużycia, prognozowania i rozliczania

Prelegent: Teresa Konowska, Z-ca Dyrektora Pionu Zarządzania Nieruchomościami, NDI SA

16.30 – 17.30 PANEL DYSKUSYJNY Racjonalizacja gospodarowania energią elektryczną

• Uwolnienie rynku energii elektrycznej – uregulowania prawne
• Dostawca – sprzedawca: operatorzy systemów dystrybucyjnych – przedsiębiorstwa obrotu
• Czy czekają nas oszczędności czy komplikacje? Cena czy jakość usług.
• Jak korzystnie uregulować umowy energetyczne

Moderator: Paweł Buchman, Dyrektor Pionu Administracji, Telekomunikacja Polska
Uczestnicy: m.in.: Marek Oczko, Dyrektor Departamentu Usług Administracyjnych i Współpracy w Dostawcami, ING Bank Śląski S.A.; Waldemar Fiedorowicz, Główny Doradca, Szef Zespołu Konsultantów CIRE pl., Agencja Rynku Energii S.A.;

17.30 Wspólna kolacja

Dzień II (13 września – czwartek)

9.00 – 9.40 Elektroniczna kancelaria – usprawnia czy komplikuje? Przyszłość obiegu dokumentów w firmie

• Papier czy plik – ewolucja czy rewolucja?
• Procedury i instrukcje kancelaryjne – wymogi prawne i praktyczne
• Elektroniczna kancelaria – dodatkowa praca, oszczędność czasu czy poprawa jakości
• Dokument dostępny – jak zapewnić bezpieczeństwa elektronicznych informacji
• Jeszcze raz o archiwizacji dokumentów

9.40 – 10.20 Ergonomia biura – zdrowo, funkcjonalnie i zgodnie z prawem

• Przepisy BHP dotyczące zagospodarowania powierzchni biurowej
• Stanowiska komputerowe
• Meble i urządzenie – funkcjonalne i zdrowe
• Odpowiednie oświetlenie i wentylacja przestrzeni biurowej – czy regulacje prawne wystarczą?

Prelegent: Tomasz Węclewski, Dyrektor Marketingu i Sprzedaży, Martela Sp. z o.o.
Stanisław Chrząszcz, Pełnomocnik Zarządu, Dyrektor ds. Administracyjno-Technicznych, CARGOSPED Sp. z o.o.

10.20 – 10.40 Przerwa na kawę

10.40 – 11.50 PANEL DYSKUSYJNY: Usługi pocztowe i kurierskie – wolny rynek? – perspektywy rozwoju

• Co z tą pocztą? Strategia Poczty Polskiej do 2009 r. – oferty dla klientów
• Nowi gracze na rynku pocztowym
• Firmy kurierskie – dostosować usługi do klientów
• A co się nie zmieni? – prawo na drodze do całkowitej liberalizacji rynku

Uczestnicy: Przedstawiciele Poczty Polskiej i firm kurierskich działających na polskim rynku oraz odbiorców ich usług

11.50 – 12.30 Budżetowanie i kontrola kosztów administracji

• Budżet w budżecie – miejsce budżetu działu administracji w kosztach firmy
• Planowanie kosztów administracji a sytuacje nadzwyczajne
• Kontrola kosztów administracyjnych
• Którędy uciekają nam pieniądze? – sposoby ujawniania kluczowych dziedzin i ograniczania kosztów

12.30 - 13.30 Wspólny obiad

13.30 – 14.50 PANEL DYSKUSYJNY: Flota samochodowa – własna czy zewnętrzna? Aspekt finansowy, operacyjny i HR.

• Finanse – zarządzanie ryzykiem i efektywność insourcingu oraz outsourcingu floty
• Operacje – mobilność pracowników i sprawność obsługi floty, dostęp do nowych rozwiązań
• HR – model zarządzania a możliwości motywowania pracowników samochodem i związanym z nim serwisem

Moderator: Ireneusz Tymiński, Business Develompent Director, Fleet Logistics Poland IK Support s.c.

Uczestnicy:
Jakub Pietraszek, Koordynator zespołu zarządzania flotą samochodową, Specjalista ds. administracji, S.T.U. Ergo Hestia S.A;.
Michał Soćko, Kierownik floty samochodowej, Carlsberg Polska Sp. z o.o.;.
Wojciech Jakubowski, Fleet Coordinator, Lyreco;.

14.50 – 15.10 Przerwa na kawę

15.10 – 15.50 Optymalizacja procesu i kosztów zakupów firmowych

• Efektywna organizacja zaopatrzenia – procedury, komunikacja i zaplecze magazynowe
• Granice elastyczności – czy lojalność wobec dostawcy się opłaca
• Idziemy na zakupy – optymalizacja i badanie potrzeb firmy podstawą oszczędności
• Negocjacje zakupowe – to my będziemy rozdawać karty

15.50 – 16.20 OLO, czyli On Line Ordering - zakupy przez Internet

• Redukcja kosztów
• Tworzenie budżetów
• Walidacja zamówień

Prelegent: Przedstawiciel firmy Lyreco

16.20 – 17.00 Polityka bezpieczeństwa w firmie

• Bezpieczeństwo informacji – płaszczyzny na jakich możemy tracić kontrolę nad danymi
• Zabezpieczenie dostępu do danych – procedury, kontrola dostępu, możliwe zabezpieczenia – teoria a praktyka
• Tajemnice firmy – czy możemy ustrzec się przed nieuczciwymi pracownikami
• Umowy o zakazie konkurencji z punktu widzenia prawa (kodeks pracy)

Prelegent: Andrzej Rydlewski, Security Officer, Departament Operacji i Informatyki, Xelion. Doradcy Finansowi Sp. z o.o.

Dzień Specjalny (14 września – piątek)
Nieruchomości – wynajmuję i zarządzam

• Prelegenci: Kancelaria Prawna Grynhoff, Woźny i Wspólnicy
• Ryszard Bartkowiak, Wspólnik, Radca Prawny;
• Paweł Wójcik, Wspólnik, Radca Prawny;
• Marek Szymanek, Radca Prawny

9.00 – 10.30 Korzystna umowa najmu – podstawa do sprawnego administrowania nieruchomością

• Istotne elementy umowy najmu – co jest konieczne, na co zwrócić uwagę?
• Co warto mieć na piśmie? – klauzule dodatkowe zabezpieczające najemcę
• Renegocjacja umów najmu – nie tylko koszty da się negocjować

10.30 – 10.45 Przerwa na kawę

10.45 – 12.30 Relacja najemca – wynajmujący

• Obowiązki wynajmującego
• Obowiązki najemcy
• Uprawnienia wynajmującego
• Uprawniania najemcy

12.30 – 13.30 Wspólny obiad

13.30 – 15.00 Administrowanie nieruchomością

• Czy każda nieruchomość musi mieć zarządcę?
• Zarządzanie nieruchomością – obowiązki najemcy:
• obowiązki najemcy w sytuacji, gdy posiadamy zarządcę
• obowiązki najemcy, w sytuacji, gdy nie musimy mieć zarządcy
• Nakłady finansowe w administrowaniu budynkiem – Kto decyduje? Kto płaci?
  • utrzymanie stanu nieruchomości
  • remonty
  • koszty nadzwyczajne

15.00 – 15.15 Przerwa na kawę

15.15– 16.30 Odpowiedzialność osoby zajmującej nieruchomość

• Jakie dokumenty powinna posiadać osoba zajmująca nieruchomość?

książka obiektu – czy interesuje tylko właściciela
• Kontrola techniczna stanu budynku

kontrole sezonowe i organy je prowadzące
zakres kontroli
zakres odpowiedzialność i możliwe sankcje
• Wypadki związane ze stanem technicznym nieruchomości

Koszty:

	od 24-04-2007 do 29-06-2007	od 30-06-2007 do 31-08-2007	od 01-09-2007 do 12-09-2007
Konferencja i dzień specjalny	4595 PLN + 22% VAT	4995 PLN + 22% VAT	5595 PLN + 22% VAT
Konferencja	3795 PLN + 22% VAT	3995 PLN + 22% VAT,	4295 PLN + 22% VAT
Dzień specjalny	1795 PLN + 22% VAT	1995 PLN + 22% VAT	2195 PLN + 22% VAT

Cena ta nie zawiera kosztów noclegu i parkingu.

Kontakt:
Anna Borkowska
kierownik projektu

tel: 022 420 55 23
fax: 022 420 55 01